Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, zwana dalej KPA zawiera szereg zasad, których przestrzeganie przesądza o prawidłowości prowadzonego postępowania.
Zgodnie z art. 6 KPA organy administracyjne działają na podstawie przepisów prawa. Przepis art.7 KPA ustanawiający zasadę prawdy obiektywnej, zobowiązuje organy administracji publicznej do podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Następnie art. 77 nakłada na organy obowiązek zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego. W toku prowadzonego postępowania należy podjąć wszelkie kroki zmierzające przede wszystkim do wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy.
Dla każdego postępowania kluczowe znaczenie ma ustalenie stanu faktycznego sprawy, bowiem tylko w takim przypadku możliwe jest prawidłowe ustalenie praw i obowiązków strony tego postępowania. Inaczej rzecz ujmując, tylko dla prawidłowego ustalonego stanu faktycznego można zastosować przepisy prawa materialnego skutkujące powstaniem praw i obowiązków strony postępowania administracyjnego.
Z kolei art.9 KPA nakłada na organy administracji publicznej obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają ponadto nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, udzielając im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
Organy administracji publicznej są obowiązane do wyczerpującego uzasadniani swoich decyzji. W sytuacji, gdy wydane rozstrzygnięcie jest sprzeczne z żądaniem/interesem strony, organy administracji są obowiązane w uzasadnieniu decyzji „przekonać stronę, że jej stanowisko zostało poważnie wzięte pod uwagę, a jeżeli zapadło inne rozstrzygnięcie, to przyczyną tego są istotne powody.” Należy jednak pamiętać, że zasada zaufania obywatela do państwa nie może prowadzić do utrzymywania w mocy decyzji niezgodnych z prawem. Stanowiłoby to bowiem zaprzeczenie zasady praworządności, zasady dwuinstancyjności postępowania administracyjnego oraz zasady sądowej kontroli legalności decyzji administracyjnych. Organy administracji publicznej mają prawo do odmiennych ocen tych samych okoliczności prawnych, natomiast nie może to być wynikiem dowolności.
Stanowisko organu prowadzącego postępowanie po przeprowadzeniu koniecznych czynności procesowych – winno znaleźć swój wyraz w uzasadnieniu decyzji, sporządzonym stosownie do reguły wskazanej w art. 107 § 1 KPA. Uzasadnienie stanowi integralny składnik decyzji, którego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia. Powinno zawierać ocenę zebranego materiału dowodowego, dokonaną przez organ wykładnię stosowanych przepisów oraz ocenę przyjętego stanu faktycznego w świetle obowiązującego prawa. Prawidłowo zredagowane pod względem merytorycznym i prawnym uzasadnienie decyzji administracyjnej jest też istotne z uwagi na zasadę przekonywania wyrażoną w art. 11 KPA. Właśnie w uzasadnieniu organ administracji jest zobowiązany do wyjaśnienia stronom przesłanek, którymi kierował się przy załatwieniu sprawy. Elementem decydującym o przekonaniu strony co do trafności i słuszności przyjętego rozstrzygnięcia jest zdecydowanie uzasadnienie decyzji.
Jeżeli organ administracji nie poczyni w sprawie jednoznacznych ustaleń, może uchybić przepisom postępowania tj. m.in. art. 7, art. 77 a także art. 107 KPA w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy, a w przypadku zaskarżenia może się okazać, że decyzja została wydana z naruszeniem zasad ogólnych postępowania administracyjnego, t.j. m.in. art.7 i art. 107 KPA.
W takim przypadku organ I instancji winien ponownie rozpatrzeć sprawę. Powtórnie w sposób wnikliwy przeanalizować cały materiał, ewentualnie uzupełnić materiał dowodowy w sposób wyczerpujący.
Niebawem w życie wchodzi nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego.