Zasady sporządzania dokumentacji geodezyjnej w ramach zgłoszonych prac zarówno do celów prawnych, jak i szeroko rozumianych dokumentacji związanych z prowadzonymi inwestycjami regulują przepisy prawne.
Znajomość norm prawnych obowiązujących w dziedzinie geodezji i kartografii oraz mających zastosowanie w geodezji, a także wiedza techniczna mają kluczowe znaczenie przy wykonywaniu samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii i przekładają się bezpośrednio na jakość wykonywanych prac i sporządzanej w związku z tym wszelkiej dokumentacji geodezyjnej, w tym dla zamawiającego.
Wnikliwa i merytoryczna analiza przez Wykonawcę prac geodezyjnych dokumentacji źródłowej pod kątem dokładności, aktualności i przydatności do wykonania pracy geodezyjnej na podstawie art. 11, art. 12 ust.2 i ust.3 w związku z art. 42 ust.3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz w związku m. in. z § 6 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego pozwoli Wykonawcy prac geodezyjnych na podjęcie właściwych czynności.
Reasumując powyższe opracowana dokumentacja geodezyjna sporządzana w ramach zgłoszenia pracy geodezyjnej przekazywana do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego powinna spełniać wymagania przepisów prawa w zakresie formatu danych i standardów technicznych. Wskazać także należy, iż to Wykonawca pracy geodezyjnej określa w oparciu o rzetelną analizę i ocenę dokumentów źródłowych jakie czynności geodezyjne należy podjąć, oraz sporządza w związku z tym stosowną dokumentację z zachowaniem wszelkich procedur, zgodnie ze współczesną wiedzą techniczną i obowiązującymi przepisami prawa.
Nie sposób przypomnieć, że powszechnie obowiązujący art. 42 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne obowiązuje osoby wykonujące samodzielne funkcje w dziedzinie geodezji i kartografii do wykonywania swoich zadań z należytą starannością zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami prawa.
Wykonując samodzielne funkcje w geodezji i kartografii, geodeci przekazują efekt swojej pracy do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Tym samym jakość pracy geodetów, przekłada się bezpośrednio na wykonywanie zadań publicznych przez administrację geodezyjną.
Organy administracji geodezyjnej niezależnie od tego, czy praca geodezyjna związana jest bezpośrednio z granicami (np. podział) czy też z pracami dla potrzeb budownictwa (np. mapa do celów projektowych) zobowiązane są stawiać przynajmniej minimalne wymagania Wykonawcom prac geodezyjnych, przyjmując dokumentację do zasobu.