Dzisiaj chcę Państwu zaprezentować ogólne informacje odnośnie „protokołów granicznych”, jako podstawowych dokumentów podczas czynności geodezyjnych dotyczących kwestii sporządzania tzw. „dokumentacji do celów prawnych” oraz przedstawić najczęściej popełniane błędy.
Czym w zasadzie jest protokół?
Potocznie jest to nic innego jak oficjalne, pisane na bieżąco sprawozdanie przebiegu rozmaitych zdarzeń (posiedzeń, zebrań, obrad, wyborów itp.). Sprawozdania takie służą później do sprawdzania legalności decyzji podejmowanych przez protokołowane gremia i ewentualnie stanowią materiał dowodowy lub odwoławczy.
Protokół powinien być sporządzony tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał. Kto i w jakim charakterze był przy tym obecny. Co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.
Przenosząc powyższe na grunt z dziedziny geodezji – czynności związanych z granicami nieruchomości (działek ewidencyjnych). Protokół jest dokumentem potwierdzającym dokonanie czynności związanej m.in. z: rozgraniczeniem nieruchomości, ustaleniem granic działek ewidencyjnych, wznowieniem znaków granicznych, przyjęciem granic nieruchomości, wyznaczeniem punktów granicznych na gruncie. Protokół taki jest dokumentem wskazującym jaki tryb zastosowano oraz czy i jakie dokumenty wykorzystano do tych czynności oraz przy udziale jakich osób tego dokonano. Sporządza się go w jednym egzemplarzu w miejscu zdarzenia lub protokołowanej okoliczności. Do zawiadomień lub wezwań stosuje się przepisy art. 32 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne.
Istotnym elementem każdego protokołu – „sercem” każdego jest „szkic graniczny”. Co taki szkic powinien zawierać, zdefiniowane zostało w § 22 rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej w sprawie rozgraniczania nieruchomości
z dnia 14 kwietnia 1999 r. w brzmieniu:
„ § 22. [Szkic graniczny] Szkic graniczny powinien zawierać:
1) rozmieszczenie linii i punktów granicznych, oznaczonych zgodnie z opisem znajdującym się w protokole granicznym lub akcie ugody,
2) rysunek rzutu poziomego trwałych elementów zagospodarowania terenu mających znaczenie dla określenia przebiegu granicy,
3) podstawowe miary określające położenie punktów granicznych względem siebie oraz elementów zagospodarowania terenu,
4) numery działek i oznaczenie ksiąg wieczystych, w których działki te zostały ujęte, lub zbiorów dokumentów oraz imiona i nazwiska właścicieli rozgraniczanych nieruchomości,
5) kierunek północy.”
Najczęściej popełnianym rażącym błędem jest wykonywanie powyższych prac geodezyjnych wyłącznie w oparciu o współrzędne punktów granicznych ujawnionych w operacie ewidencyjnym.
Innymi błędami jest:
– brak wskazania przepisów na podstawie których wykonane zostały czynności dotyczące granic,
– używanie w protokołach wszystkich pojęć jednocześnie lub nietrafnie do wykonywanych czynności związanych z granicami nieruchomości,
– brak oznaczenia dokumentów na podstawie których wykonano czynności wznowienia lub ustalenia,
– brak uzasadnienia nieobecności lub braku podpisu,
– brak informacji dotyczącej sporów granicznych,
– brak udokumentowania skutecznego zawiadomienia właścicieli gruntów.