Czasami zdarza się, że wpływają od Państwa wnioski/ podania opisujące różne fakty i zdarzenia o długiej treści lecz bywa i tak, że mimo znaczącej treści wniosek nie jest precyzyjny, innymi słowy nie jest jednoznaczny, wobec czego po dokonaniu wstępnych ustaleń organ administracji publicznej powinien wypełnić obowiązek, wynikający z art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego:
„Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania”.
Podkreślić należy, że to ustawodawca nałożył na organ OBOWIĄZEK: podstawowym obowiązkiem organu, do którego wpływa podanie, jest dokładne ustalenie treści żądania wnioskodawcy. W przypadku wątpliwości organ orzekający powinien podjąć stosowne czynności zmierzające do prawidłowego i jednoznacznego ustalenia treści żądania.
Poniżej zaprezentuję ELEMANTARNE ZASADY, wynikające z Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA):
a) W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.
b) Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
c) Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.
d) Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
e) Jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego, zawiadamiając jednocześnie o tym wnoszącego podanie. Zawiadomienie o przekazaniu powinno zawierać uzasadnienie.
f) Jeżeli podanie dotyczy kilku spraw podlegających załatwieniu przez różne organy, organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, uczyni przedmiotem rozpoznania sprawy należące do jego właściwości. Równocześnie zawiadomi wnoszącego podanie, że w sprawach innych powinien wnieść odrębne podanie do właściwego organu.
g) Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, a organu właściwego nie można ustalić na podstawie danych podania, albo gdy z podania wynika, że właściwym w sprawie jest sąd powszechny, organ, do którego podanie wniesiono, zwraca je wnoszącemu.
Podkreślić należy, że przedmiot postępowania z wniosku strony zakreśla właśnie ten wniosek, w którym strona formułuje swoje żądania i oczekiwania względem organu administracji.
Istotne jest to, iż w razie wątpliwości, co do zakresu WNIOSKU, sprecyzowanie żądania należy do strony (wnioskodawcy), nie zaś do organu administracji (np. wójta, burmistrza, prezydenta czy starosty itp.), który w najmniejszym stopniu nie może dowolnie interpretować żądań wnioskodawcy. Szczególnie podkreślić należy, że to właśnie zakreślony przez wnioskodawcę zakres postępowania powinien być podany do wiadomości stronom w zawiadomieniu.
Dlatego też podstawowym obowiązkiem organu, do którego wpływa podanie, jest dokładne ustalenie treści żądania wnioskodawcy. Zakres żądania wiąże bowiem organ i wyznacza rodzaj sprawy będącej przedmiotem dalszego postępowania. Oznacza to, że wola wnoszącego podanie wyznacza stosowną normę prawa materialnego i normę prawa procesowego, która ma znaczenie dla ustalenia zakresu dalszego postępowania.
W przypadku pojawienia się przesłanek wskazujących na niejednoznaczność w zgłaszanych żądaniach, organ winien wystąpić do wnioskodawcy o jednoznaczne sprecyzowanie zakresu w jakim winno być prowadzone przedmiotowe postępowanie. Szczególnie podkreślić należy, że organ orzekający nie ma prawa domniemywać woli wnioskodawcy.