Na wstępie należy wyjaśnić, że takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Jeżeli jednak istnieją, wówczas stanowią poważny problem dla właściciela nieruchomości, który może nie być świadomy powagi sytuacji.
W sytuacji, kiedy dane wynikające z prawomocnej decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądowego z postępowania rozgraniczeniowego itp. nie zostały ujawnione w ewidencji gruntów przez lata a obecnie zachodzi taka potrzeba i okaże się, że przedmiotowej dokumentacji geodezyjnej nie ma w państwowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym.
Jeżeli również analiza akt postępowania administracyjnego lub cywilnego potwierdzi, że dokumentacja geodezyjna stanowiąca podstawę wydania przedmiotowej decyzji lub orzeczenia sądu nie zawiera pieczęci potwierdzającej włączenie do zasobu, wówczas brak jest możliwości wykazania w operacie ewidencji gruntów i budynków prawidłowego przebiegu granicy ustalonej w ramach przedmiotowego postępowania rozgraniczeniowego w trybie administracyjnym czy sądowym. Sytuacja taka uniemożliwia również odtworzenie w terenie przebiegu granic ustalonych w ramach prowadzonego postępowania, zakończonego ostateczną decyzją administracyjną (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) lub prawomocnym orzeczeniem sądu jeżeli zaistnieje taka potrzeba. Wyjaśnię Państwu przy tym, że ewidencja gruntów i budynków ma charakter rejestrowy, nie rozstrzyga spraw które toczyły się w innych postępowaniach.
O rozgraniczeniu opowiem Państwu w przyszłości, w tym artykule chce jednak przedstawić samą istotę, a mianowicie: rozgraniczenie nieruchomości jest instytucją prawa administracyjnego, która służy urzędowemu wyznaczeniu granicy pomiędzy sąsiadującymi nieruchomościami oraz czynności uprawnionego geodety według ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, które mają na celu ustalenie przebiegu granic nieruchomości przez określenie położenia punktów i linii granicznych, zaznaczenie i utrwalenie ich w terenie a następnie sporządzenie dokumentów potwierdzających te czynności. Istotą rozgraniczenia jest zaś ustalenie na gruncie zasięgu prawa własności. Jeżeli nie dojdzie do ustalenia granic nieruchomości w postępowaniu administracyjnym, wówczas rozgraniczenie można zakończyć się w postępowaniu sądowym.
Należy zwrócić uwagę, że jeżeli w sprawie zostały sporządzone akty ugody – zgodnie z ustawą Prawo geodezyjne i kartograficzne ugoda zawarta przed geodetą posiada moc ugody sądowej, a co za tym idzie może ona być jedynie wzruszona przed sądem. W takim przypadku wójt nie wydaje decyzji o rozgraniczeniu lecz je umarza.
Obecnie sytuacja nie powinna mieć miejsca, ponieważ wykonawca prac geodezyjnych podlega w takich przypadkach m.in. odpowiedzialności dyscyplinarnej i cywilnej. Jeżeli sytuacje takie miały miejsce kilkadziesiąt lat temu, wówczas właściciel nieruchomości pozostaje z problemem, mimo że wiele np. „30” lat temu poniósł koszty, gdyż odpowiedzialność geodety w tej sprawie uległa przedawnieniu. Opisane powyżej decyzje administracyjne i orzeczenia sądu w takich przypadkach zostały wydane z rażącym naruszeniem prawa na skutek niedopełnienia obowiązków wykonawcy pracy geodezyjnej, który sporządził „niepełną” dokumentację, stanowiącą podstawę wydania przedmiotowej decyzji bądź orzeczenia.