Tak, jeżeli taki dokument znajduje się w prowadzonym przez ten organ powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym lub dokument ten stanowi uzasadnienie wpisu do bazy danych ewidencji gruntów i budynków.
Jeżeli podczas różnego rodzaju czynności dotyczących obrotem Państwa nieruchomością zaistnieje konieczność przedłożenia dokumentu w postaci „wykazu zmian danych ewidencyjnych” lub inaczej: „wykazów synchronizacyjnych” bądź „wykazów zmian gruntowych” (innymi słowy sporządzenie tzw. równoważników). Sytuacje tego rodzaju będą miały miejsce podczas wstępnych rozmów w kancelariach notarialnych lub w wydziałach wieczysto – księgowych sądów rejonowych, kiedy obecne zapisy w ewidencji gruntów, prowadzonych obecnie przez starostów, a do 1999 r. przez wójtów.
W opisanych sytuacjach mogą Państwo złożyć odpowiednie wnioski do organów administracji geodezyjnej – starosty lub prezydenta bądź wójta, jeśli na zasadzie porozumienia wójtowi zostały powierzone obowiązki starosty (czyli w sytuacjach, kiedy wójt prowadzi obecnie ewidencję gruntów, budynków w rozumieniu ustawy) o udostępnienie materiału zasobu w postaci „innego dokumentu”: wykazu zmian danych ewidencyjnych, wykazu synchronizacyjnego lub wykazu zmian gruntowych.
Organ administracji geodezyjnej – starosta przeanalizuje dokumentację archiwalną i jeżeli w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym istnieje wnioskowany dokument winien go udostępnić po uiszczeniu stosownej opłaty – wynikającej z ustawy. Natomiast jeśli żądanego dokumentu nie ma w powiatowym zasobie lub jeżeli żądany dokument nie stanowi dokumentu uzasadniającego wpisu do bazy danych operatu ewidencyjnego, wówczas zachodzi konieczność opracowania dokumentacji do celów prawnych, tzw. „wykazów synchronizacyjnych” lub „wykazów zmian danych ewidencyjnych” za pośrednictwem uprawnionych jednostek wykonawstwa geodezyjnego – firm, specjalizujących się w świadczeniu usług geodezyjnych na własny koszt i zlecenie.
Wyjaśnię Państwu, że na treść dokumentacji do celów prawnych składają się m.in. mapy do celów prawnych, rejestry lub wykazy zawierające dane dotyczące gruntów lub ich części składowych.
Na podstawie § 76 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego z dnia 9 listopada 2011 r. wynika, że przy opracowywaniu map oraz rejestrów lub wykazów, o których mowa w § 75, wykorzystuje się informacje zawarte w materiałach państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków; księgach wieczystych oraz w aktach ksiąg wieczystych; orzeczeniach sądowych; aktach notarialnych; decyzjach administracyjnych; dokumentach geodezyjnych i kartograficznych przechowywanych w archiwach państwowych oraz dokumentach geodezyjnych i kartograficznych będących w posiadaniu zainteresowanych stron.
Niejednokrotnie zwracają się Państwo zapewne z roszczeniem do urzędów o wydanie takiego dokumentu i mogą być Państwo poirytowani brakiem takiego dokumentu w zasobie.
Wyjaśniam, że co do zasady wobec braku dokumentacji geodezyjnej w zasobie oraz braku dokumentów uzasadniających wpisy do bazy danych operatu ewidencyjnego, stanowiących takie wykazy – dokumenty do celów prawnych, to należy uznać, iż roszczenia wnioskodawcy do organu w sprawie wydania dokumentów niezbędnych do dokonania wpisu w księdze wieczystej lub przedłożenia w kancelarii notarialnej nie są zasadne.
Należy podkreślić, że opracowanie dokumentacji do celów prawnych nie jest zadaniem starosty, wynikającym z art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, jedynie w świetle obowiązujących przepisów opracowanie takie może być wykonane przez wykonawcę prac geodezyjnych, o którym mowa w art. 11 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, innymi słowy przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego na Państwa zlecenie i koszt.
Pomijam także często podnoszone kwestie dotyczące działań innych urzędów – jakoby w innych urzędach takie wykazy wykonywane były z urzędu, gdyż ocena takich sytuacji należy do właściwych organów w tym zakresie.
Spotkałam się w swoim doświadczeniu w związku z powyższym na różne skargi w przedmiocie niewydania wnioskowanych „wykazów zmian gruntowych” czy „wykazów synchronizacyjnych” oraz naruszenia przepisów prawa w tym zakresie.
Wyjaśniam, że w świetle obowiązujących przepisów takie skargi są bezzasadne. Należy mieć na uwadze, że takie sytuacje dotyczą w szczególności spraw sprzed kilkunastu bądź kilkudziesięciu lat.
Wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że zasób geodezyjny i kartograficzny składa się z efektów pracy geodetów. Jeżeli jakiegoś dokumentu nie ma w zasobie bo zostało to pominięte kilkadziesiąt lat temu to wnioskujący musi ponieść koszt dotyczący sporządzenia takiej dokumentacji obecnie. Administracja geodezyjna nie ma uprawnień do sporządzania takiej dokumentacji w świetle prawa. Natomiast organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny oraz ewidencję gruntów i budynków nie należy utożsamiać z wykonawcą prac geodezyjnych.